Regulamin

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica
Samanta Urbanowicz
ul. Tadeusza Kościuszki 18/1A, 45-062 Opole
NIP: 754-290-55-86

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady organizacji, cele i sposób funkcjonowania Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica (dalej: Centrum).
2. Centrum działa na podstawie:
   a) ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz.U. z 2022 r. poz. 2123),
   b) ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (Dz.U. z 2019 r. poz. 1026),
   c) niniejszego regulaminu organizacyjnego oraz procedur wewnętrznych obowiązujących w Centrum.
3. Centrum nie jest podmiotem leczniczym w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej.
4. Centrum świadczy usługi psychologiczne, terapeutyczne, diagnostyczne i rozwojowe na zasadach działalności gospodarczej prowadzonej przez Samantę Urbanowicz.
5. Centrum realizuje działalność w zakresie pomocy psychologicznej i terapeutycznej, niebędącej działalnością leczniczą w rozumieniu ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.

2. Cele i zadania Centrum

1. Celem działalności Centrum jest:
   a) udzielanie profesjonalnego wsparcia psychologicznego, terapeutycznego i rozwojowego dzieciom, młodzieży i dorosłym,
   b) wspieranie zdrowia psychicznego i dobrostanu emocjonalnego,
   c) promocja zdrowia psychicznego i psychoedukacja.
2. Do zadań Centrum należy w szczególności:
   a) prowadzenie konsultacji i diagnoz psychologicznych,
   b) prowadzenie psychoterapii indywidualnej, terapii par i rodzin,
   c) prowadzenie terapii i treningów z wykorzystaniem nowoczesnych metod (m.in. VR, biofeedback, TPS),
   d) organizowanie zajęć wspierających rozwój dzieci, młodzieży i dorosłych, w tym Treningów Umiejętności Społecznych (TUS), grup wsparcia i warsztatów,
   e) prowadzenie poradnictwa psychodietetycznego,
   f) działalność edukacyjna i szkoleniowa z zakresu zdrowia psychicznego,
   g) świadczenie usług terapeutycznych i wspierających w formie wizyt mobilnych – z dojazdem do miejsca pobytu klienta (np. terapia i rehabilitacja dzieci w środowisku domowym).

3. Struktura organizacyjna

1. Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica jest jednoosobową działalnością gospodarczą prowadzoną przez Samantę Urbanowicz.
2. Centrum współpracuje ze specjalistami z zakresu psychologii, psychoterapii, mediacji, pedagogiki i pokrewnych dziedzin, wykonującymi usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami etyki zawodowej.
3. Współpracownicy Centrum są zobowiązani do przestrzegania zasad etyki zawodowej oraz obowiązujących regulaminów wewnętrznych.

4. Struktura organizacyjna i sposób kierowania Centrum

1. Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica jest prowadzone przez właściciela – Samantę Urbanowicz, realizującą działalność gospodarczą pod adresem ul. Tadeusza Kościuszki 18/1A, 45-062 Opole.
2. W ramach Centrum współpracują psychologowie, psychoterapeuci, mediatorzy, pedagodzy, terapeuci oraz inni specjaliści posiadający odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
3. Właściciel Centrum koordynuje działalność merytoryczną i organizacyjną w zakresie zapewnienia wysokich standardów usług, spójności metod pracy oraz przestrzegania zasad etyki zawodowej.
4. Współpracujący specjaliści wykonują swoje zadania samodzielnie, zgodnie z posiadanymi kompetencjami, przy zachowaniu zasad poufności, etyki zawodowej i obowiązujących procedur wewnętrznych.
5. Wszyscy specjaliści zobowiązani są do współpracy zespołowej, uczestnictwa w superwizjach (jeśli są wymagane) oraz przestrzegania ustalonych standardów postępowania terapeutycznego.

5. Organizacja pracy Centrum

1. Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica prowadzi działalność w siedzibie przy ul. Tadeusza Kościuszki 18/1A w Opolu, w formie konsultacji online oraz wizyt mobilnych z dojazdem do pacjenta.
2. Wizyty odbywają się wyłącznie po wcześniejszym umówieniu – osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem systemu rezerwacji online.
3. W przypadku niemożności uczestnictwa w umówionej wizycie, klient zobowiązany jest do jej odwołania nie później niż 24 godziny przed planowanym terminem.
4. W przypadku nieodwołania wizyty najpóźniej 24 godziny przed jej rozpoczęciem, wniesiona opłata nie podlega zwrotowi.
5. W przypadku braku wcześniejszej opłaty, Centrum może uzależnić kolejną rezerwację od dokonania przedpłaty.
6. W przypadku odwołania spotkania przez Centrum lub specjalistę, klientowi przysługuje propozycja nowego terminu lub pełny zwrot opłaty (jeśli została uiszczona z góry).
7. Na pierwszą wizytę należy przybyć 10 minut wcześniej w celu dopełnienia formalności organizacyjnych i zapoznania się z obowiązującymi zasadami współpracy.
8. Klient otrzymuje wiadomość przypominającą o terminie wizyty drogą elektroniczną (SMS lub e-mail). Spóźnienie klienta nie skutkuje wydłużeniem czasu trwania wizyty.
9. W Centrum obowiązuje zakaz utrwalania (nagrywania) przebiegu sesji przez klienta lub specjalistę bez wzajemnej zgody.

6. Płatności

1. Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica przyjmuje płatności wyłącznie bezgotówkowo – przelewem bankowym, kartą płatniczą lub BLIK-iem.
2. Zapłata za wizytę może być dokonana:
   a) z góry – w momencie rezerwacji terminu (płatność online lub przelew),
   b) bezpośrednio po zakończeniu wizyty – kartą lub BLIK-iem.
3. Centrum nie przyjmuje płatności gotówkowych.
4. Płatność jest potwierdzana fakturą elektroniczną lub paragonem imiennym na życzenie klienta.
5. Centrum korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zgodnie z §2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r., pod warunkiem, że zapłata za usługi odbywa się w całości w formie bezgotówkowej.
6. W przypadku odwołania wizyty zgodnie z zasadami określonymi w §5 ust. 4, dokonana przedpłata może zostać przeniesiona na inny termin lub zwrócona.
7. Cennik świadczonych usług dostępny jest na stronie internetowej mindmedica.eu oraz w siedzibie Centrum.
8. Operatorem płatności online jest Tpay S.A. z siedzibą w Poznaniu, Plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, będąca krajowym integratorem płatności. Dane przesyłane za pośrednictwem systemu Tipee są szyfrowane i przetwarzane zgodnie z polityką prywatności operatora płatności, dostępną na stronie www.tpay.com.

7. Ochrona danych osobowych i poufność

1. Dane osobowe klientów są przetwarzane przez Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Administratorem danych osobowych jest Samanta Urbanowicz, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica z siedzibą w Opolu, ul. Tadeusza Kościuszki 18/1A.
3. Dane klientów przetwarzane są wyłącznie w celach niezbędnych do realizacji usług terapeutycznych i psychologicznych oraz wypełnienia obowiązków księgowych i prawnych.
4. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: kontakt@mindmedica.eu.
5. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji usług, a po ich zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia współpracy.
6. Klienci mają prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub żądania ich usunięcia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Wszyscy specjaliści współpracujący z Centrum zobowiązani są do zachowania poufności i tajemnicy zawodowej.
8. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu współpracy.

8. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

1. Centrum zapewnia warunki organizacyjne i techniczne umożliwiające bezpieczne i komfortowe prowadzenie sesji terapeutycznych.
2. Każdy specjalista jest zobowiązany do posiadania aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej.
3. Centrum nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań klienta podjętych samodzielnie poza procesem terapeutycznym, ani za decyzje życiowe podejmowane na podstawie interpretacji wyników konsultacji.
4. Centrum ani specjaliści nie udzielają świadczeń medycznych w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej, a prowadzone usługi mają charakter wsparcia psychologicznego, rozwojowego i terapeutycznego.

9. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego ogłoszenia i obowiązuje bezterminowo.
2. Zmiany w regulaminie wprowadza właściciel Centrum, publikując ich aktualną treść w siedzibie oraz na stronie internetowej mindmedica.eu.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
4. Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica zastrzega sobie prawo do okresowej aktualizacji regulaminu w celu dostosowania go do zmian prawnych i organizacyjnych.
5. Wszelkie spory wynikające z realizacji usług rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Centrum Terapii i Rozwoju MindMedica.
6. Regulamin jest dostępny w siedzibie Centrum oraz na stronie internetowej i obowiązuje wszystkich klientów korzystających z usług Centrum.

10. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą jakości świadczonych usług, przebiegu obsługi lub kwestii organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Centrum.
2. Reklamację można zgłosić:
   a) mailowo na adres: kontakt@mindmedica.eu,
   b) pisemnie w siedzibie Centrum,
   c) poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej.
3. Reklamacja powinna zawierać:
   a) imię i nazwisko klienta,
   b) datę i rodzaj zrealizowanej usługi,
   c) opis zastrzeżeń oraz oczekiwania klienta.
4. Centrum rozpatruje reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania.
5. O wyniku rozpatrzenia reklamacji klient zostanie poinformowany drogą mailową lub w inny wskazany przez niego sposób.
6. W przypadku konieczności uzupełnienia informacji lub wyjaśnień ze strony klienta, termin rozpatrzenia reklamacji może ulec przedłużeniu – o czym klient zostanie poinformowany.
7. Reklamacje dotyczące usług o charakterze terapeutycznym lub psychologicznym rozpatrywane są z uwzględnieniem zasad etyki zawodowej oraz standardów pracy odpowiednich specjalistów.

11. Odstąpienie od umowy i rezygnacje z usług

1. Umówienie wizyty stanowi zawarcie umowy o świadczenie usług psychologicznych, terapeutycznych lub rozwojowych w wybranym terminie.
2. Klient ma prawo odstąpić od umowy (zrezygnować z wizyty) bez ponoszenia kosztów najpóźniej 24 godziny przed planowanym terminem spotkania, zgodnie z §5 ust. 4 regulaminu Regulamin Mind Medica.
3. Rezygnacji można dokonać:
   a) mailowo,
   b) telefonicznie,
   c) poprzez system rezerwacji online.
4. W przypadku odstąpienia od umowy w terminie określonym powyżej, dokonana opłata może zostać:
   a) zwrócona, lub
   b) przeniesiona na inny wybrany termin.
5. W przypadku rezygnacji później niż 24 godziny przed wizytą lub jej nieodwołania – opłata nie podlega zwrotowi, co pozostaje zgodne z ogólnymi zasadami świadczenia usług na żądanie klienta.
6. Odstąpienie od umowy po rozpoczęciu świadczenia usługi (np. w trakcie trwającej sesji) nie uprawnia do zwrotu kosztów.
7. Klient, który zakupił usługę online z natychmiastową realizacją (np. przedpłatę za wizytę w najbliższym możliwym terminie), wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem ustawowego prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, co zgodnie z przepisami powoduje utratę tego prawa.
8. Centrum zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w wyjątkowych sytuacjach (np. niedyspozycja specjalisty, zdarzenia losowe), oferując klientowi zwrot opłaty lub zaproponowanie innego terminu.